Tóm Tắt Quy Trình Phân Tích, Phân Loại và Kiểm Định Hàng Hóa XNK (Quyết định 2169/QĐ-CHQ)

Quyết định số 2169/QĐ-CHQ, được Cục Hải quan ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2025 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2026, thiết lập một quy trình toàn diện và chuẩn hóa cho việc phân tích, phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (XNK) và kiểm tra, đánh giá tiêu chí kỹ thuật của hàng hóa bằng máy móc, trang thiết bị tại các cơ quan Kiểm định hải quan. Văn bản này thay thế các quy định trước đó, nhằm mục tiêu thống nhất, minh bạch hóa và nâng cao hiệu quả công tác kiểm định hải quan trên toàn quốc.

Các điểm chính cốt lõi bao gồm:

• Chuẩn hóa Quy trình Toàn diện: Quy trình định nghĩa rõ ràng từng bước, từ việc lựa chọn lô hàng, lấy mẫu, lập hồ sơ yêu cầu, tiếp nhận, thực hiện phân tích, rà soát kết quả, cho đến ban hành thông báo và xử lý các vấn đề phát sinh sau khi có kết quả.

• Mô hình Chuyên viên Kép: Quy trình áp dụng mô hình hai chuyên viên ("Chuyên viên 1" thực hiện phân tích và "Chuyên viên 2" thực hiện rà soát) để đảm bảo tính chính xác, khách quan và đầy đủ của kết quả phân tích trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.

• Tích hợp Hệ thống Công nghệ Thông tin: Quy trình nhấn mạnh việc sử dụng các hệ thống thông tin của ngành hải quan như CustomsLab, MHS và CCES trong việc tiếp nhận hồ sơ, cập nhật, lưu trữ, và ban hành kết quả, góp phần tự động hóa và tăng cường tính minh bạch.

• Quy định về Trạm Kiểm định Di động (Mobilab): Văn bản đưa ra các quy định cụ thể về việc triển khai và vận hành Trạm Kiểm định Di động để thực hiện phân tích, kiểm tra hàng hóa ngay tại hiện trường, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả.

• Xác định Thời hạn và Trách nhiệm Rõ ràng: Quy trình đặt ra các mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn (ví dụ: 5 ngày làm việc để ban hành kết quả thông thường, 10 ngày cho trường hợp phức tạp) và phân định rõ ràng trách nhiệm của người khai hải quan, các Đội/Chi cục Kiểm định, và các đơn vị liên quan khác.

1. Tổng quan và Phạm vi Áp dụng

• Văn bản pháp lý: Quyết định số 2169/QĐ-CHQ do Cục trưởng Cục Hải quan ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2025.

• Hiệu lực: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

• Mục đích: Ban hành quy trình chuẩn để thực hiện công tác phân tích phân loại, kiểm tra, đánh giá tiêu chí kỹ thuật của hàng hóa XNK bằng máy móc, thiết bị tại cơ quan Kiểm định hải quan.

• Đối tượng áp dụng:

    ◦ Cơ quan hải quan thực hiện việc lấy mẫu gửi phân tích, giám định.

    ◦ Các Chi cục Kiểm định hải quan và Đội Kiểm định hải quan.

    ◦ Người khai hải quan có yêu cầu phân tích phân loại hoặc kiểm tra, đánh giá tiêu chí kỹ thuật.

• Nguyên tắc thực hiện:

    ◦ Việc lựa chọn lô hàng XNK để lấy mẫu phân tích hoặc kiểm tra dựa trên mức độ rủi ro và các thông tin nghiệp vụ thu thập được.

    ◦ Cơ quan Kiểm định hải quan thực hiện phân tích, kiểm tra đối với hàng hóa thuộc Danh mục kiểm tra, hoặc hàng hóa cần xác định mã số, bản chất theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc người khai hải quan.

    ◦ Quá trình thực hiện phải đảm bảo khách quan, khoa học, chính xác, minh bạch.

2. Quy Trình Chi Tiết Phân Tích Phân Loại Hàng Hóa

Quy trình được chia thành nhiều giai đoạn chính, phối hợp giữa các chuyên viên và lãnh đạo để đảm bảo chất lượng.

Bước 1: Lấy Mẫu và Lập Hồ Sơ Yêu Cầu

• Lấy mẫu: Việc lấy mẫu phải tuân thủ các quy định tại Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Thông tư 121/2025/TT-BTC và Thông tư 14/2015/TT-BTC.

• Yêu cầu kỹ thuật: Phụ lục I của Quy trình quy định chi tiết về kỹ thuật lấy mẫu, dụng cụ, bao bì và phương pháp lấy mẫu đối với từng loại hàng hóa cụ thể (hóa chất, thực phẩm, kim loại, dệt may, v.v.).

• Hồ sơ yêu cầu: Hồ sơ do đơn vị yêu cầu lập và gửi đến Đội Kiểm định hải quan bao gồm:

    ◦ Phiếu yêu cầu phân tích hàng hóa (mẫu 01/PGTL/2025).

    ◦ Tài liệu kỹ thuật, catalogue, hình ảnh sản phẩm (nếu có).

    ◦ Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng, chứng nhận xuất xứ (nếu có).

    ◦ Các chứng từ khác liên quan.

    ◦ Mẫu hàng hóa phải được niêm phong theo quy định.

Bước 2: Tiếp Nhận và Xử Lý Sơ bộ Hồ Sơ

• Tiếp nhận: Chuyên viên được phân công (Chuyên viên tiếp nhận) thực hiện kiểm tra hồ sơ và mẫu.

    ◦ Kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp của hồ sơ theo quy định.

    ◦ Kiểm tra bao bì, niêm phong hải quan, số lượng, quy cách đóng gói mẫu.

• Xử lý hồ sơ không đạt yêu cầu:

    ◦ Nếu hồ sơ không đầy đủ, Chuyên viên tiếp nhận ban hành văn bản trả lời hồ sơ (mẫu 03/TLHS/2025) hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ (mẫu 02/BSHSPT/2025).

    ◦ Thời hạn bổ sung chứng từ là 05 ngày làm việc. Quá thời hạn, hồ sơ sẽ bị từ chối.

• Cập nhật hệ thống: Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Chuyên viên cập nhật thông tin lên hệ thống CustomsLab và các hệ thống liên quan.

Bước 3: Thực Hiện Phân Tích và Rà Soát Kết Quả

Đây là bước cốt lõi, áp dụng mô hình hai chuyên viên để kiểm soát chéo.

• Vai trò của Chuyên viên 1 (Phân tích):

    ◦ Nghiên cứu hồ sơ, xác định các tiêu chí, chỉ tiêu cần phân tích.

    ◦ Chuẩn bị điều kiện phân tích (thiết bị, hóa chất, dụng cụ).

    ◦ Thực hiện phân tích một cách khách quan, khoa học, chính xác.

    ◦ Lập và điền đầy đủ thông tin vào Biên bản phân tích phân loại (mẫu 05/BBPTPL/2025).

    ◦ Dự thảo Thông báo kết quả phân tích kèm mã số hàng hóa hoặc Phiếu ghi kết quả.

    ◦ Chịu trách nhiệm về tính chính xác, khách quan của kết quả phân tích.

• Vai trò của Chuyên viên 2 (Rà soát):

    ◦ Tiếp nhận hồ sơ phân tích từ Chuyên viên 1.

    ◦ Rà soát tính chính xác, đầy đủ, phù hợp của toàn bộ hồ sơ và kết quả phân tích.

    ◦ Áp dụng Thông báo kết quả phân loại đối với hàng hóa XNK theo quy định.

    ◦ Trường hợp có nội dung cần làm rõ, Chuyên viên 2 ghi rõ lý do vào Biên bản và chuyển lại cho Chuyên viên 1.

• Phê duyệt của Lãnh đạo: Lãnh đạo Đội Kiểm định hải quan xem xét, phê duyệt kết quả sau khi Chuyên viên 1 và Chuyên viên 2 đã thống nhất.

Bước 4: Ban Hành và Quản Lý Kết Quả

• Ban hành Thông báo: Sau khi kết quả được phê duyệt, bộ phận văn thư sẽ ban hành Thông báo kết quả phân tích kèm mã số hàng hóa (Điều 9) hoặc Phiếu ghi kết quả phân tích kèm mã số đề xuất (Điều 10).

• Thời hạn ban hành:

    ◦ Không qua giám định, thử nghiệm: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ.

    ◦ Trường hợp phức tạp: Có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

    ◦ Qua giám định, thử nghiệm: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả giám định.

• Cập nhật hệ thống: Kết quả được cập nhật lên hệ thống CCES, CustomsLab và MHS để các đơn vị liên quan khai thác và sử dụng.

• Lưu trữ: Toàn bộ hồ sơ phân tích được lưu trữ theo quy định.

3. Các Quy Trình Đặc Thù và Xử Lý Phát Sinh

Xử lý Bất đồng và Khiếu nại

• Trường hợp người khai hải quan không đồng ý:

    ◦ Khi nhận được văn bản không đồng ý, Đội Kiểm định hải quan sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

    ◦ Có thể thực hiện trưng cầu giám định tại một tổ chức giám định thứ ba để đảm bảo tính khách quan (Điều 13). Kết quả trưng cầu giám định sẽ là cơ sở để xử lý.

• Khiếu nại: Đội Kiểm định hải quan chủ trì hoặc phối hợp giải quyết khiếu nại lần đầu theo quy định của Luật Khiếu nại (Điều 14, Điều 23).

Hoạt động của Trạm Kiểm định Di động (Mobilab)

• Mục đích: Thực hiện phân tích, kiểm tra, đánh giá tiêu chí kỹ thuật hàng hóa ngay tại địa điểm kiểm tra thực tế, phục vụ yêu cầu quản lý của hải quan.

• Điều động: Mobilab được điều động theo kế hoạch, theo văn bản đề nghị của các đơn vị nghiệp vụ, hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Cục Hải quan.

• Yêu cầu kỹ thuật: Quy trình quy định rõ các yêu cầu về vị trí đặt trạm (an toàn, đủ diện tích, nguồn điện ổn định 380V/3F hoặc 220V/1pha), hệ thống phòng cháy chữa cháy và an ninh.

• Quy trình thực hiện: Công tác phân tích, ban hành kết quả tại Mobilab tuân thủ theo quy trình chung, nhưng kết quả được ban hành ngay tại hiện trường trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận mẫu.

Quản lý Mẫu Sau Phân Tích

• Trả lại mẫu: Đội Kiểm định lập biên bản trả lại mẫu cho người khai hải quan (Điều 24).

• Lưu mẫu: Mẫu được lưu tại kho theo quy định để đảm bảo an toàn. Thời hạn lưu mẫu là 120 ngày kể từ ngày ban hành thông báo kết quả (Điều 25).

• Hủy mẫu: Sau khi hết thời hạn lưu, Đội Kiểm định lập Quyết định hủy mẫu và tiến hành hủy theo quy định, đặc biệt với các mẫu hàng hóa nguy hiểm, độc hại, dễ cháy nổ.

4. Trách Nhiệm của Các Bên Liên Quan

5. Danh mục Biểu mẫu Ban hành kèm Quy trình

Quy trình được chuẩn hóa thông qua một hệ thống các biểu mẫu thống nhất, được liệt kê tại Phụ lục II.