HƯỚNG DẪN RÀ SOÁT, CẬP NHẬT VÀ LÀM SẠCH DỮ LIỆU TÀI KHOẢN DOANH NGHIỆP TRÊN HỆ THỐNG VNACCS
Thứ Tư,
28/10/2026
NGÔ XUÂN TRƯỜNG
Ngày 15 tháng 9 năm 2026, Cục Hải quan đã ban hành Công văn số 21692/CHQ-CNTT về việc triển khai kế hoạch làm sạch dữ liệu doanh nghiệp trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng. Kế hoạch này nằm trong khuôn khổ thực hiện gói thầu "Hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng" thuộc Hợp đồng số
HD2600118640_2605251132.Các mốc thông tin và yêu cầu trọng tâm:
- Thời gian bắt đầu triển khai: Kể từ ngày 25/9/2026, tất cả các doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản trên Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNACCS phải thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu người sử dụng.
- Địa chỉ truy cập hệ thống:
https://dksd.customs.gov.vn/client/external - Mục tiêu chính: Đảm bảo dữ liệu người khai hải quan được đối soát chuẩn xác với Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) về Dân cư, xác thực email qua OTP, đồng bộ chữ ký số (CKS) hợp chuẩn và chuẩn hóa thông tin đại lý hải quan.
- Cơ chế hỗ trợ: Cục Hải quan thiết lập đường dây nóng
19009299(bấm nhánh 2) và hòm thư điện tửbophanhotro@customs.gov.vnđể giải đáp vướng mắc cho cộng đồng doanh nghiệp trong suốt quá trình thực hiện.
I. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH VÀ VĂN BẢN CHỈ ĐẠO
1. Thông tin văn bản hành chính
- Cơ quan ban hành: Cục Hải quan (Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan).
- Số văn bản:
21692/CHQ-CNTT. - Ngày ban hành: 15/09/2026.
- Người ký: KT. Trưởng ban CNTT&TKHQ - Phó Trưởng ban Phạm Duyên Phương.
- Căn cứ triển khai: Hợp đồng số
HD2600118640_2605251132về việc thực hiện gói thầu "Hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng".
2. Yêu cầu tổ chức thực hiện đối với Chi cục Hải quan các khu vực
- Phổ biến thông tin: Chủ động thông báo nội dung hướng dẫn đến toàn bộ cộng đồng doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức phù hợp.
- Hướng dẫn & Hỗ trợ: Trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ làm sạch dữ liệu trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Báo cáo vướng mắc: Tổng hợp các khó khăn, phát sinh trong quá trình triển khai gửi về Cục Hải quan (qua Ban CNTT&TKHQ) bằng văn bản hoặc thư điện tử.
II. HỆ THỐNG CHỨC NĂNG VÀ MÃ CHỨC NĂNG PHỤC VỤ LÀM SẠCH DỮ LIỆU
Hệ thống cung cấp 3 mã chức năng chính dành cho Người khai hải quan và Cán bộ quản trị tài khoản:
|
STT
|
Mã chức năng
|
Tên chức năng
|
Mô tả chi tiết chức năng
|
|---|---|---|---|
|
1
|
CW_NKHQ_QLTKQT |
Quản lý tài khoản quản trị đối với người sử dụng
|
Cho phép thực hiện nghiệp vụ đối với tài khoản quản trị:<br>- Cập nhật thông tin tài khoản quản trị và cập nhật thông tin Chữ ký số (CKS).<br>- Xác thực thông tin cập nhật đăng ký tài khoản quản trị và CKS với Hệ thống kết nối CSDLQG về Dân cư.<br>- Xác thực thông tin email đăng ký tài khoản quản trị.<br>- Xác thực thông tin CKS đăng ký tài khoản quản trị.<br>- Gửi thông tin cập nhật đăng ký tài khoản quản trị.
|
|
2
|
CW_NKHQ_QL |
Quản lý thông tin với người sử dụng
|
Cho phép thực hiện nghiệp vụ đối với người sử dụng:<br>- Cập nhật thông tin người sử dụng và cập nhật thông tin CKS.<br>- Xác thực thông tin cập nhật đăng ký và xác thực thông tin CKS với CSDLQG về Dân cư.<br>- Xác thực thông tin email đăng ký của người sử dụng.<br>- Xác thực thông tin CKS đăng ký tài khoản quản trị.<br>- Gửi thông tin cập nhật người sử dụng.
|
|
3
|
CW_NKHQ_TC |
Tra cứu thông tin đăng ký người sử dụng
|
Cho phép thực hiện nghiệp vụ đối với người sử dụng (dành cho Cán bộ quản trị người khai Hải quan):<br>- Tra cứu thông tin đăng ký đối với người sử dụng.<br>- Phê duyệt thông tin cập nhật tài khoản Người khai Hải quan.<br>- Từ chối thông tin cập nhật tài khoản Người khai Hải quan.
|
III. QUY TRÌNH THAO TÁC CỦA DOANH NGHIỆP TRÊN HỆ THỐNG
1. Quản lý tài khoản quản trị (
CW_NKHQ_QLTKQT)Bước 1: Đăng nhập hệ thống
- Truy cập địa chỉ:
https://dksd.customs.gov.vn/client/external. - Hệ thống hiển thị màn hình ứng dụng ECAP26-CLIENT.
- Chọn nút Đăng nhập.
- Nhập thông tin Tên đăng nhập, Mật khẩu (Thông tin được đồng bộ sẵn từ Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS) và tích chọn Xác minh mật khẩu.
- Nhấn Đăng nhập.
Bước 2: Truy cập chức năng và tra cứu chi tiết
- Chọn mã chức năng
CW_NKHQ_QLTKQT. - Hệ thống hiển thị giao diện xem chi tiết tài khoản. Mặc định mở tab Thông tin chung.
- Doanh nghiệp có thể chuyển đổi giữa các tab:
- Thông tin chung: Xem thông tin định danh, doanh nghiệp, người đại diện.
- Thông tin tài khoản khai báo: Xem danh sách các tài khoản khai báo hải quan.
- Thông tin Terminal: Xem chi tiết thông tin các trạm máy tính kết nối.
- Tại cột thao tác phần chữ ký số, chọn Xem chi tiết để kiểm tra dữ liệu CKS hiện tại.
Bước 3: Cập nhật thông tin và xử lý quy định riêng đối với Đại lý Hải quan
- Doanh nghiệp nhấn chọn nút Sửa thông tin.
- Kiểm tra ràng buộc đối với Đại lý Hải quan:
- Hệ thống sẽ tự động đối soát Mã số thuế (MST) của tài khoản với Danh mục Đại lý Hải quan.
- Nếu MST không tồn tại trong danh mục, hệ thống lập tức xuất cảnh báo lỗi:
"Mã số thuế [] không phải [Đại lý Hải quan], không thể lấy thông tin".
Bước 4: Thực hiện các bước xác thực thông tin
- Xác thực thông tin đăng ký (với CSDLQG về Dân cư):
- Chọn Xác thực thông tin. Popup xuất hiện câu hỏi: "Bạn có chắc chắn muốn xác thực thông tin đăng ký?".
- Chọn Có -> Màn hình hiển thị hộp thoại Xác thực CAPTCHA.
- Nhập mã CAPTCHA (có thể bấm Làm mới nếu cần) và nhấn Xác nhận.
- Nếu muốn hủy bỏ kết quả hoặc dừng xác thực, chọn Không, Đóng hoặc nhấn nút Hủy.
- Xác thực Email đăng ký:
- Chọn Xác thực email. Popup xác nhận hiển thị.
- Chọn Có -> Nhập mã CAPTCHA -> Nhấn Xác nhận.
- Hệ thống gửi mã OTP tự động về địa chỉ email đăng ký.
- Người dùng kiểm tra hộp thư, lấy mã OTP gồm 6 chữ số (mã có hiệu lực trong 10 phút) và nhập vào hệ thống để hoàn tất xác thực email.
Bước 5: Đăng ký và Quản lý Chữ ký số (CKS)
Hệ thống hỗ trợ 3 hình thức/loại CKS. Người dùng chọn Nhập chữ ký số và chọn loại tương ứng:
- Loại CKS = USB ký số (USB Token):
- Bước 1: Kết nối thiết bị USB Token vào máy tính và mở phần mềm quản lý token.
- Bước 2: Chọn nút Tích hợp CKS.
- Bước 3: Chọn Tên chữ ký số từ danh sách sổ xuống. Hệ thống tự động trích xuất các thông tin: Nhà cung cấp, Số serial, Ngày hiệu lực, Thuật toán (
sha256RSA), Khóa công khai. - Bước 4: Bấm Lưu -> Chọn Có trên popup xác nhận -> Chọn Đóng.
- Loại CKS = Sim ký số:
- Bước 1: Chọn Nhà cung cấp từ danh sách và nhập Số điện thoại.
- Bước 2: Bấm Tích hợp CKS.
- Bước 3: Chọn Tên chữ ký số từ danh sách hiển thị.
- Bước 4: Bấm Lưu -> Chọn Có -> Chọn Đóng.
- Loại CKS = Smart CA:
- Bước 1: Chọn Nhà cung cấp từ danh sách và nhập Tên đăng nhập tài khoản Smart CA.
- Bước 2: Bấm Tích hợp CKS.
- Bước 3: Chọn Tên chữ ký số tương ứng từ danh sách.
- Bước 4: Bấm Lưu -> Chọn Có -> Chọn Đóng.
Các thao tác quản lý CKS khác:
- Xem chi tiết CKS: Chọn Xem chi tiết tại cột thao tác để kiểm tra đầy đủ các tham số kỹ thuật.
- Sửa CKS: Chọn Sửa tại cột thao tác -> Thực hiện thay đổi/Tích hợp lại -> Bấm Lưu.
- Xóa CKS: Chọn Xóa tại cột thao tác -> Chọn Có trên popup xác nhận.
Bước 6: Gửi yêu cầu cập nhật dữ liệu
- Nhấn nút Gửi cập nhật.
- Hệ thống hiển thị popup: "Bạn có chắc chắn muốn gửi cập nhật?".
- Chọn Có:
- Nếu dữ liệu không hợp lệ: Hệ thống xuất thông báo lỗi chi tiết.
- Nếu dữ liệu hợp lệ: Hệ thống lưu (insert) dữ liệu vào CSDL và thông báo:
"Gửi yêu cầu cập nhật tài khoản thành công. Vui lòng chờ phê duyệt sử dụng tài khoản".
- Bấm Quay lại để trở về màn hình trước đó.
2. Quản lý thông tin người sử dụng (
CW_NKHQ_QL)Dành cho việc cập nhật các tài khoản người khai hải quan thành viên do tài khoản quản trị phân quyền.
- Điều kiện tiên quyết: Hệ thống chỉ cho phép thực hiện cập nhật đối với các tài khoản đang ở trạng thái Kích hoạt.
- Thao tác thực hiện:
- Truy cập chức năng
CW_NKHQ_QL-> Chọn tài khoản cần chỉnh sửa -> Nhấn Cập nhật. - Tiến hành điều chỉnh thông tin, Thực hiện Xác thực thông tin (qua Captcha) và Xác thực email (qua mã OTP) tương tự quy trình tài khoản quản trị.
- Tiến hành Nhập chữ ký số (USB Token, Sim CKS hoặc Smart CA).
- Nhấn Gửi cập nhật -> Chọn Có tại popup xác nhận.
- Bước ký số xác nhận của doanh nghiệp:
- Màn hình hiển thị cửa sổ Ký số xác nhận.
- Người dùng chọn CKS phù hợp từ danh sách đã tích hợp.
- Chọn Ký số -> Confirm Có.
- Ký số thành công, hệ thống chuyển bản ghi sang trạng thái:
Sửa > Chờ phê duyệt > Quản trị.
- Truy cập chức năng
IV. QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CỦA CÁN BỘ HẢI QUAN (
CW_NKHQ_TC)Chức năng này dành riêng cho Cán bộ quản trị người khai Hải quan để tra cứu, kiểm tra và phê duyệt/từ chối các yêu cầu cập nhật dữ liệu từ doanh nghiệp.
1. Tìm kiếm và tra cứu yêu cầu cập nhật
- Truy cập chức năng
CW_NKHQ_TC. - Nhập các tiêu chí tìm kiếm:
- Trạng thái: Chọn giá trị trong danh sách (mặc định/lọc theo trạng thái
Sửa > Chờ phê duyệt > Quản trị). - Số định danh cá nhân: Tìm kiếm chính xác.
- Họ và tên: Tìm kiếm tương đối.
- Ngày gửi: Chọn khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
- Lưu ý: Trường Mã số thuế tự động cố định theo đơn vị user hải quan đang đăng nhập.
- Trạng thái: Chọn giá trị trong danh sách (mặc định/lọc theo trạng thái
- Nhấn nút Tìm kiếm.
2. Phê duyệt yêu cầu cập nhật (
Phê duyệt)- Trên danh sách kết quả, chọn nút Phê duyệt tại cột thao tác.
- Hệ thống hiển thị popup: "Bạn chắc chắn muốn phê duyệt đăng ký tài khoản?".
- Chọn Có: Hệ thống lưu thông tin và cập nhật trạng thái bản ghi thành:
Sửa > Chờ phê duyệt > Hải quan. - ĐIỀU KIỆN HIỂN THỊ NÚT PHÊ DUYỆT: Nút Phê duyệt chỉ xuất hiện khi tài khoản đăng nhập là Tài khoản quản trị người khai Hải quan VÀ bản ghi đang thuộc một trong các trạng thái sau:
(Đăng ký > Chờ phê duyệt > Quản trị)(Sửa > Chờ phê duyệt > Quản trị)(Hủy > Chờ phê duyệt > Quản trị)
3. Từ chối yêu cầu cập nhật (
Từ chối)- Chọn nút Từ chối tại cột thao tác.
- Popup xác nhận xuất hiện: "Bạn chắc chắn muốn từ chối đăng ký tài khoản?" -> Chọn Có.
- Cán bộ chọn Chữ ký số trên màn hình Ký số xác nhận -> Bấm Ký số -> Chọn Có.
- Ký số thành công, hệ thống cập nhật trạng thái bản ghi thành:
Sửa > Từ chối (Thủ công). - Thông báo tự động: Hệ thống tự động gửi email thông báo về địa chỉ
[Email]của doanh nghiệp theo mẫu "MH Mail thông báo - Từ chối - Cập nhật" với tiêu đề: "Thông báo tài khoản người sử dụng đã bị từ chối". - ĐIỀU KIỆN HIỂN THỊ NÚT TỪ CHỐI: Tương tự nút Phê duyệt, nút Từ chối chỉ hiển thị khi tài khoản thao tác là Tài khoản quản trị người khai Hải quan và bản ghi nằm ở các trạng thái Chờ phê duyệt Quản trị tương ứng.
Danh mục
Dịch
