Cục Hải quan làm sạch dữ liệu doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng từ ngày 25/9/2026

Cục Hải quan vừa ban hành Công văn số 21692/CHQ-CNTT ngày 15/9/2026 của Cục Hải quan gửi các Chi cục Hải quan khu vực về việc triển khai Kế hoạch rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu doanh nghiệp trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng. Sự kiện này đánh dấu bước tiến quan trọng trong công tác chuẩn hóa dữ liệu người khai hải quan, bảo đảm an toàn thông tin và tối ưu hóa vận hành hệ thống công nghệ thông tin ngành Hải quan.

Mục đích và lộ trình triển khai

Nhằm bảo đảm việc triển khai Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng (thuộc gói thầu HD2600118640_2605251132) diễn ra thống nhất, đồng bộ và đạt hiệu quả cao, Cục Hải quan yêu cầu các Chi cục Hải quan khu vực khẩn trương thông báo rộng rãi đến cộng đồng doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý về lộ trình làm sạch dữ liệu.

• Thời gian áp dụng: Kể từ ngày 25/9/2026, toàn bộ doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản trên Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNACCS có trách nhiệm truy cập vào hệ thống mới để thực hiện rà soát, cập nhật và chuẩn hóa thông tin.
• Địa chỉ truy cập chính thức: https://dksd.customs.gov.vn/client/external.
• Trách nhiệm của Chi cục Hải quan: Chủ động phổ biến quy định, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện rà soát dữ liệu trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.

Các phân hệ chức năng cốt lõi trên Hệ thống mới

Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng cung cấp 03 phân hệ chức năng chính dành cho người khai hải quan và cán bộ quản trị:

• Phân hệ CW_NKHQ_QLTKQT (Quản lý tài khoản quản trị đối với người sử dụng): Cho phép tài khoản quản trị của doanh nghiệp cập nhật thông tin đăng ký tài khoản; xác thực thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) về Dân cư; xác thực email qua mã OTP; đăng ký, cập nhật thông tin chữ ký số (CKS) và gửi yêu cầu cập nhật lên cơ quan Hải quan.
• Phân hệ CW_NKHQ_QL (Quản lý thông tin với người sử dụng): Dành cho tài khoản người sử dụng/người khai hải quan thực hiện cập nhật thông tin cá nhân, xác thực thông tin với CSDLQG về Dân cư, xác thực email, cập nhật chữ ký số và gửi yêu cầu phê duyệt.
• Phân hệ CW_NKHQ_TC (Tra cứu thông tin đăng ký người sử dụng): Cho phép cán bộ hải quan tìm kiếm, tra cứu hồ sơ, thực hiện Phê duyệt hoặc Từ chối thông tin cập nhật tài khoản người khai hải quan.

Hướng dẫn chi tiết quy trình làm sạch dữ liệu dành cho Doanh nghiệp

Quy trình rà soát và làm sạch dữ liệu đăng ký tài khoản được thực hiện qua 06 bước cụ thể:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

• Truy cập địa chỉ https://dksd.customs.gov.vn/client/external và chọn Đăng nhập.
• Thông tin tài khoản: Tên đăng nhập và Mật khẩu được đồng bộ trực tiếp từ Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS hiện tại.
• Lưu ý: Người dùng có thể lựa chọn đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử (VNeID).

Bước 2: Chọn chức năng quản lý tài khoản

• Truy cập vào chức năng CW_NKHQ_QLTKQT (đối với tài khoản quản trị) hoặc CW_NKHQ_QL (đối với tài khoản người khai).
• Tại màn hình thông tin chi tiết tài khoản (trạng thái Kích hoạt), nhấn chọn Sửa thông tin hoặc Cập nhật để bắt đầu chỉnh sửa.

Bước 3: Rà soát và xác thực thông tin

• Kiểm tra các trường thông tin: Mã số thuế, Tên doanh nghiệp, Mã chương, Địa chỉ, Số định danh doanh nghiệp, Số định danh người đại diện, Họ tên và Ngày sinh.
• Nhấn Xác thực thông tin: Nhập mã Captcha để hệ thống xác thực thông tin với CSDLQG về Dân cư.
• Đối với Đại lý Hải quan: Hệ thống tự động đối chiếu Mã số thuế với Danh mục Đại lý Hải quan. Nếu không tồn tại, hệ thống sẽ báo lỗi: "Mã số thuế [MST] không phải [Đại lý Hải quan], không thể lấy thông tin".

Bước 4: Xác thực địa chỉ Email qua mã OTP

• Kiểm tra/cập nhật địa chỉ Email liên hệ, chọn Xác thực email.
• Nhập mã Captcha. Hệ thống sẽ tự động gửi Mã xác nhận (OTP) gồm 6 chữ số về Email đã đăng ký (mã có hiệu lực trong 10 phút).
• Kiểm tra hòm thư, nhập mã OTP vào hệ thống để hoàn tất xác thực.

Bước 5: Cập nhật và tích hợp Chữ ký số (CKS) Hệ thống hỗ trợ 03 loại hình Chữ ký số:

1. USB Ký số (USB Token): Kết nối thiết bị vào máy tính, bật phần mềm quản lý, chọn Tích hợp CKS > chọn chứng thư số > nhấn Lưu.
2. SIM Ký số: Chọn nhà cung cấp, nhập số điện thoại, chọn Tích hợp CKS và chứng thư số tương ứng.
3. SmartCA (Chữ ký số từ xa): Chọn nhà cung cấp giải pháp, nhập tên đăng nhập/mã định danh, chọn Tích hợp CKS để lấy thông tin chứng thư số.

Bước 6: Ký số xác nhận và gửi yêu cầu

• Nhấn nút Gửi cập nhật. Chọn chứng thư số hợp lệ và thực hiện Ký số.
• Khi thành công, hệ thống thông báo: "Gửi yêu cầu cập nhật tài khoản thành công. Vui lòng chờ phê duyệt sử dụng tài khoản". Bản ghi chuyển sang trạng thái: Sửa > Chờ phê duyệt > Quản trị.

Quy trình xử lý và phê duyệt của cơ quan Hải quan

Cán bộ quản trị sử dụng phân hệ CW_NKHQ_TC để rà soát, phê duyệt:

• Tìm kiếm hồ sơ: Lọc theo Mã số thuế, Số định danh cá nhân, Họ tên hoặc trạng thái Sửa > Chờ phê duyệt > Quản trị.
• Phê duyệt hồ sơ: Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, chọn Phê duyệt và xác nhận. Hồ sơ chuyển trạng thái Sửa > Chờ phê duyệt > Hải quan để đưa vào vận hành chính thức.
• Từ chối hồ sơ: Chọn Từ chối, ký số xác nhận lý do. Hệ thống lưu trạng thái Sửa > Từ chối (Thủ công) và tự động gửi email thông báo chi tiết đến doanh nghiệp.

Đầu mối hỗ trợ vướng mắc

Cục Hải quan đề nghị cộng đồng doanh nghiệp nghiêm túc phối hợp, chủ động hoàn thành việc làm sạch dữ liệu đúng lộ trình, bảo đảm hoạt động thông quan hàng hóa diễn ra thông suốt, an toàn. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc về kỹ thuật hoặc nghiệp vụ, doanh nghiệp vui lòng liên hệ Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan qua các kênh sau đây:

• Tổng đài Hotline hỗ trợ: 19009299 (Bấm nhánh 2)
• Thư điện tử tiếp nhận: bophanhotro@customs.gov.vn
  Download file văn bản đính kèm: 
  1- VB1434: https://drive.google.com/file/d/1kppLE_-YuDyHX_X-dwkF9rvPWV8zeS7d/view?usp=sharing
  2- QĐ ban hành định dạng thông điệp chứng từ XK,NK_21082026: https://docs.google.com/document/d/1WDARcRykj9SayCBbUbDYnywgT_vV2aZm/edit?usp=sharing&ouid=116255397666657624757&rtpof=true&sd=true
  3- Quy định ban hành kèm QĐ: https://docs.google.com/document/d/1z96vXIszFLcUqP15zgXS4-5HOT3SSyyY/edit?usp=sharing&ouid=116255397666657624757&rtpof=true&sd=true